O fecho financeiro, revelador do estado real do seu núcleo SAP.

Habituámo-nos, ao chegar a um cliente, a sentar-nos com a equipa de contabilidade durante um fecho antes de ler seja que documentação for. Não por gosto do folclore: porque o fecho concentra em poucos dias tudo aquilo que o resto do ano dissimula. Os processos a montante podem viver muito tempo com as suas aproximações. O fecho, esse, tem de produzir um número certo, datado, oponível. Absorve por isso, mês após mês, o custo de tudo o que foi mal registado, contornado ou remendado a montante. A sua duração e o seu peso são a fatura consolidada dessas cedências.

Três sintomas, três causas

O primeiro sintoma são as reconciliações manuais. Quando uma equipa passa as noites a reconciliar a contabilidade geral com a analítica, os stocks com o razão geral, o intragrupo consigo próprio, o problema não é a competência dos contabilistas. É que os dados não batem certo na origem: as mesmas operações registadas duas vezes segundo duas lógicas, dados mestre divergentes, imputações deixadas ao critério de quem lança. A reconciliação de fim de mês repara à mão aquilo que o dado a montante deveria ter garantido.

O segundo sintoma são os reprocessamentos em Excel. Cada ficheiro de reprocessamento conta a mesma história: algures, um processo real deixou de passar pelo sistema. O desconto concedido fora da ferramenta, a provisão calculada à parte porque «o módulo não sabe fazer», o fluxo logístico cuja valorização se corrige depois. A folha de cálculo raramente é preguiça; é o rasto de um desvio que se tornou instituição. Funciona, até ao dia em que o seu autor muda de funções.

O que nos leva ao terceiro sintoma, o mais revelador: o fecho que assenta em duas pessoas. Se o calendário do fecho se organiza em torno das férias de dois colaboradores, é porque secções inteiras do sistema, desenvolvimentos à medida, relatórios personalizados, encadeamentos de processamentos, só existem na memória deles. Um desenvolvimento à medida sem documentação não é um ativo; é um risco à espera de data. O fecho é simplesmente o sítio onde esse risco se torna visível doze vezes por ano.

O fecho absorve, mês após mês, o custo de tudo o que foi mal registado, contornado ou remendado a montante. A sua duração é a fatura consolidada.

O que o diário universal muda, e o que não muda

O S/4HANA traz neste terreno uma mudança de fundo: o diário universal. Contabilidade geral, analítica, imobilizado e valorização dos stocks deixam de ser mundos mantidos em paralelo e reconciliados a posteriori; passam a escrever-se num mesmo dado, ao correr dos lançamentos. Toda uma categoria de reconciliações desaparece, não por ter sido automatizada, mas porque a diferença que ela corrigia deixa estruturalmente de poder acontecer. É um progresso real, e verificamo-lo nos clientes que já converteram: a matéria-prima do fecho está mais saudável.

Mas o diário universal muda o dado, não a disciplina. Se os processos a montante continuarem a ser contornados, os ficheiros de reprocessamento sobreviverão à migração; limitar-se-ão a partir de extrações mais frescas. Se as imputações continuarem a ser uma questão de preferência individual, o dado único carregará escolhas incoerentes com perfeita fidelidade. Um núcleo S/4HANA herda os hábitos que lhe levam. A tecnologia suprime as reconciliações estruturais; não suprime nenhuma das reconciliações culturais.

Ler o próprio fecho como uma auditoria

Daí uma sugestão que fazemos com frequência, porque não custa nada: instrumente o seu próximo fecho como instrumentaria um processo industrial. Liste cada tarefa, o seu responsável, a sua duração e, sobretudo, a sua natureza: controlo legítimo, ou reparação de um defeito a montante? Cada reconciliação manual aponta para um dado a fiabilizar na origem. Cada ficheiro Excel aponta para um processo a fazer regressar ao sistema, ou para uma lacuna a preencher dentro dele. Cada tarefa que só uma pessoa sabe executar aponta para um desenvolvimento à medida a documentar, a normalizar ou a eliminar. Obterá um mapa das fragilidades do seu núcleo SAP mais honesto do que muitas auditorias, elaborado por quem as sofre.

Este exercício ganha um relevo particular à medida que se aproxima o prazo de 2027. A lista das reparações recorrentes do seu fecho é exatamente a lista daquilo que uma conversão mal preparada transportará tal e qual para o S/4HANA. E, ao invés, é no fecho que se julga uma conversão bem conseguida: o primeiro fecho a seguir diz de imediato se o programa saneou os dados e os processos, ou se se limitou a mudar os problemas de casa, para um sistema mais rápido. Incentivamos os nossos clientes a fazer disso um critério explícito do seu programa S/4HANA, ao mesmo título que a migração dos dados ou o cumprimento do orçamento.

É toda a convicção da nossa prática de finanças: o fecho não é uma maçada a acelerar, é o instrumento de medida mais fiável de que uma direção financeira dispõe sobre o seu próprio sistema. Falta apenas aceitar ler o que ele mostra.